Zásady ochrany osobních údajů

OZNÁMENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA WEBOVÝCH STRÁNKÁCH www.dofe.cz

The Duke of Edinburghs International Award Czech Republic Foundation, o.p.s., se sídlem na adrese Benediktská 690/7, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČ: 291 43 462 (dále jen DofE) zpracovává Vaše osobní údaje a vystupuje proto jako správce Vašich osobních údajů.

DofE provádí zpracování údajů v souladu s právními předpisy, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, tzv. obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „nařízení“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

DofE je správcem Vašich osobních údajů (dále jen „údaj“), určuje účely a prostředky zpracování Vašich údajů, provádí jejich zpracování, a tedy i za něj nese odpovědnost.

K ochraně Vašich osobních údajů přistupujeme velmi zodpovědně, a proto je pro nás velice důležité, abyste i Vy nejen věděli, ale také rozuměli tomu, jak je s Vašimi osobními údaji zacházeno.

Účelem tohoto oznámení o zpracování osobních údajů (dále jen oznámení) je poskytnout Vám veškeré informace o tom, jaké osobní údaje získané prostřednictvím našich webových stránek o Vás zpracováváme a za jakým účelem tak činíme, jak Vaše osobní údaje uchováváme a chráníme, komu je předáváme, a jaká jsou Vaše práva.

Základní zásady zpracování osobních údajů

shromažďování údajů provádíme výhradně pro legitimní účely a následně je zpracováváme způsobem slučitelným s těmito účely;
údaje zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;
údaje chráníme veškerými rozumnými technickými a organizačními opatřeními, a to zejména před neoprávněným zpracováním, náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením;
omezujeme se na nezbytné minimum údajů postačující pro naplnění účelů;
zpracováváme pouze přesné a aktuální údaje, nepřesné údaje opravujeme a nadbytečné údaje mažeme;
osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu a archivujeme dle zákonných lhůt, které nám ukládají právní předpisy. Po ztrátě důvodu pro zpracování či uplynutí doby nezbytného zpracování provádíme výmaz příslušných osobních údajů.

Účely, za kterými Vaše údaje DofE zpracovává:

realizace programu DofE pro účastníky a vedoucí DofE center;
vzdělávání vedoucích a koordinátorů DofE center a dalších zájemců o program DofE a neformální vzdělávání obecně;
realizace expedic pro účastníky programu DofE;
administrace finanční podpory z Fondu DofE;
PR a marketing.

DofE osobní údaje získává v naprosté většině případů přímo od Vás na základě Vašich žádostí nebo v rámci jednání o uzavření smlouvy či při osobní, telefonické, písemné nebo e-mailové komunikaci.

Zpracovávané kategorie údajů

Ochranu podle nařízení a zákona o zpracování osobních údajů požívají pouze osobní údaje fyzických osob. DofE zpracovává zejména osobní údaje obecně označované jako údaje:

identifikační a adresní (například jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého bydliště, korespondenční adresa, u právnické osoby také sídlo a IČO);
elektronické kontaktní údaje (například telefon, e-mailová adresa, ID datové schránky);
údaje potřebné pro plnění smlouvy (například číslo bankovního účtu);

v případě některých žadatelů osobní údaje o zdravotním stavu a sociální situaci včetně údaje o zákonném zástupci za účelem prokázání oprávnění pro zapojení se do programu DofE a získání finanční podpory z Fondu DofE.

Způsob zpracování údajů a jejich předávání třetím stranám

DofE zpracovává Vaše údaje manuálně i automatizovaně. Správcem osobních údajů je The Duke of Edinburgh’s International Award Czech Republic Foundation, o.p.s. Zpracování údajů provádějí především zaměstnanci DofE, kteří k nim potřebují mít přístup pro plnění svých pracovních povinností a jsou zavázáni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se dozvěděli v souvislosti s výkonem práce. Osobní údaje mohou zpracovávat také další subjekty v postavení tzv. zpracovatelů, případně správců, se kterými správce, tedy DofE, typicky uzavře smlouvu upravující mimo jiné i ochranu Vašich osobních údajů. Při předávání Vašich osobních údajů třetím stranám klade DofE důraz na jejich zabezpečení, a proto Vaše osobní údaje předává pouze subjektů splňujícím stejné nebo přísnější technické a organizační požadavky na jejich zabezpečení.

DofE zpřístupňuje údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či dodavatelům služeb (typicky dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb nebo CRM systému).

Údaje mohou být zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být údaje předané také orgánům veřejné správy.

DofE nepředává údaje příjemcům mimo území Evropské unie (EU). O předání údajů mimo EU Vás budeme v případě nutnosti vhodným způsobem informovat.

Zpracování osobních údajů v rámci účelu realizace programu DofE

V rámci tohoto účelu zpracováváme:

údaje zájemců o zapojení se do programu DofE v roli účastníka;
údaje o právnické osobě(a jejích kontaktních fyzických osobách), která má zájem se zapojit jako poskytovatel programu DofE v roli místního DofE centra;
údaje zájemců o členství v Klubu DofE, který umožňuje síťování absolventů programu DofE.

Zájemce o program DofE nás oslovuje prostřednictvím registračního formuláře na https://dofe.cz/zacni-s-dofe. Pokud v registračním formuláři vybere místní DofE centrum, na kterém chce absolvovat DofE, pak je zpětně osloven koordinátorem daného DofE centra. Pokud na seznamu zapojených DofE center nenajde vhodnou instituci, na které by se do DofE mohl zapojit, je zpětně osloven koordinátorem/kou Online DofE. V rámci zpracování údajů zájemců o program DofE zpracovává DofE jméno, příjmení a email zájemce. Tyto údaje zpracováváme za účelem zapojení zájemce do programu a za účelem umožnění účasti v programu. Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou k vyřízení žádosti o zapojení do programu DofE.

Zájemci o zapojení do programu DofE v roli místního DofE centra nás oslovují prostřednictvím kontaktního formuláře na https://dofe.cz/zadost-o-zapojeni. V rámci zpracování údajů zájemců o program DofE zpracovává DofE jméno, příjmení, email, telefonní kontakt kontaktní fyzické osoby, název organizace (nejčastěji školy), která se do programu DofE v roli DofE centra chce zapojit a příslušnost ke kraji. Na základě vyplnění kontaktního formuláře je zpětně osloven zástupce organizace regionálním manažerem DofE. Tyto údaje zpracováváme za účelem zapojení místního DofE centra do programu a za účelem plnění smlouvy s místním DofE centrem. Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou k vyřízení žádosti o zapojení do programu DofE.

Klub DofE sdružuje absolventy i účastníky všech úrovní Mezinárodní ceny vévody z Edinburghu (DofE). Spojujeme mladé lidi, kteří chtějí svůj čas trávit aktivně a smysluplně. Pořádáme neformální setkání, outdoorové akce i mezinárodní expedice. Zájemci o členství v Klubu DofE vyplňují přihlášku na https://dofe.cz/dofe-klub. DofE zpracovává jméno a příjmení, email a název příslušného DofE centra, na kterém účastník absolvoval či realizuje program DofE. Tyto osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu. Osobní údaje uchováváme s Vaším souhlasem po dobu 3 let od udělení souhlasu.

Zpracování osobních údajů v rámci účelu vzdělávání vedoucích a koordinátorů DofE center a dalších zájemců o program DofE a neformální vzdělávání obecně

V rámci tohoto účelu zpracováváme údaje zájemců o školení na adrese https://eshop.dofe.cz/kategorie-produktu/skoleni, přičemž zpracováváme osobní údaje, které zájemci o školení vyplní. Jsou to hlavně fakturační údaje: jméno, příjmení, email, telefonní číslo a datum narození. Osobní údaje potřebujeme zpracovat, abychom splnili uzavřenou smlouvu, tedy dodali zákazníkovi, resp. přihlášenému na školení, naše služby, kterými je v tomto případě školení a vystavení certifikátu k absolvovanému školení. Přes kontaktní údaje s přihlášenými účastníky školení komunikujeme ohledně stavu objednávky školení, fakturace a dalších informací k samotné realizaci školení. Osobní údaje dále zpracováváme pro splnění našich povinností, které nám plynou ze zákona (hlavně pro účetní a daňové účely, případně pro vyřízení storna a jiné). Osobní údaje zpracováváme po dobu plnění naší služby, tj. absolvování školení a vystavení certifikátu, a poté 6 let od posledního školení pro účely evidence školení (např. zpětného vystavení opisu certifikátu pro účastníka). Pro daňové a účetní účely uchováváme vaše osobní údaje v zákonné lhůtě 10 let.

Zpracování osobních údajů v rámci účelu realizace expedic pro účastníky programu DofE

Účastníci DofE (bronzová, stříbrná a zlatá úroveň) realizují v rámci plnění programu DofE expedici. Tuto mohou realizovat prostřednictvím svého místního DofE centra nebo jako “otevřenou expedici” pořádanou Národním centrem DofE. Na otevřenou expedici se mohou zájemci hlásit prostřednictvím přihlášky na https://eshop.dofe.cz/kategorie-produktu/expedice. Zde je možné zaplatit poplatek za expedice organizované Národním centrem. Pro tento účel zpracováváme osobní údaje, které zájemci o otevřenou expedici vyplní. Jsou to hlavně fakturační údaje: jméno, příjmení, adresa, email, telefonní číslo. Osobní údaje potřebujeme zpracovat, abychom splnili uzavřenou smlouvu, tedy dodali zákazníkovi, resp. přihlášenému na otevřenou expedici, naše služby, kterými je v tomto případě otevřená bronzová, stříbrná nebo zlatá expedice. Přes kontaktní údaje s přihlášenými účastníky expedice komunikujeme ohledně stavu objednávky expedice, fakturace a dalších informací k samotné realizaci expedice. Osobní údaje dále zpracováváme pro splnění našich povinností, které nám plynou ze zákona (hlavně pro účetní a daňové účely, případně pro vyřízení storna a jiné). Osobní údaje zpracováváme po dobu plnění naší služby, tj. absolvování expedice. Osobní údaje dále zpracováváme pro účetní a daňové účely v zákonné lhůtě 10 let. Pro marketingové osobní údaje nevyužíváme.

Zpracování osobních údajů v rámci účelu administrace finanční podpory z Fondu DofE

Fond DofE je partnerským fondem, do kterého přispívají dárci za účelem přímé finanční podpory účastníků DofE a místních DofE center. Fond DofE tak umožňuje:

zpřístupnit rámcový program DofE všem účastníkům bronzové, stříbrné a zlaté úrovně DofE s respektem k jejich odlišným výchozím podmínkám s cílem snížit nerovnost v neformálním vzdělávání, s respektem k jejich tempu, kterým plní své cíle, s respektem k tomu, jaké dílčí kroky si zvolili na této dobrodružné cestě;
rozvíjet rámcový program DofE na místních DofE centrech s cílem zvýšení dostupnosti a kvality neformálního vzdělávání ve všech regionech Česka a s důrazem na udržitelnost a komunitní přesah podporovaných aktivit místního DofE centra.

V rámci tohoto účelu zpracováváme údaje žadatelů o finanční podporu, kterými jsou oprávnění žadatelé dle pravidel a podmínek Fondu DofE, tj. fyzické osoby (účastníci DofE, zákonní zástupci účastníků, vedoucí a koordinátoři DofE center) a právnické osoby (DofE centra), které splňují požadavky na oprávněného žadatele. Žadatelé vyplňují žádost do Fondu DofE na https://dofe.cz/fond-dofe.

V rámci zpracování údajů žadatelů zpracovává DofE údaje nezbytné pro posouzení žádosti o finanční podporu. Posouzení žádostí provádí odpovědný pracovník DofE a pětičlenná hodnotící komise. Obvykle zpracováváme identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje, údaje potřebné pro plnění smlouvy (číslo bankovního účtu), bude-li s žadatelem uzavřena, v případě některých žadatelů osobní údaje o zdravotním stavu a sociální situaci včetně údaje o osobě zákonného zástupce, je-li žadatelem dítě do 18 let, za účelem prokázání oprávnění pro získání finanční podpory.

Dále tyto údaje používáme k sestavení darovací smlouvy pro žadatele, kterým je schválena finanční podpora z Fondu DofE, a k řádnému plnění smluvních vztahů a plnění právních povinností, které se na nás vztahují (zejména v oblasti vedení účetnictví, daní, ochrany osobních údajů). Právním základem zpracování údajů příjemců finanční podpory je plnění darovací smlouvy.

Osobní údaje zpracovávané pro účely darovací smlouvy zpracováváme po dobu, kdy je žadatel oprávněným žadatelem Fondu DofE, tj. u fyzické osoby po dobu, kdy je účastníkem DofE a do věku 25 let a u právnické osoby po dobu, kdy je zapojena do programu DofE jako DofE centrum.

DofE zpracovává údaje zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů.

V rámci zpracování údajů žadatelů zpracovává DofE také údaje o kontaktních osobách žadatelů, jedná-li se o právnické osoby např. jejich statutárních orgánech či zaměstnancích jednajících s DofE. Obvykle zpracováváme jméno a příjmení, e-mailovou adresu, pracovní pozici, telefonní číslo.

Osobní údaje zpracovávané pro účely vyřízení žádosti zpracováváme po dobu nezbytně nutnou k vyřízení finanční podpory včetně jejího vyúčtování, tj. 6 měsíců v případě žadatelů fyzických osob nebo 12 měsíců v případě žadatelů právnických osob. Osobní údaje zpracovávané pro účely darovací smlouvy zpracováváme po dobu, kdy je žadatel oprávněným žadatelem Fondu DofE, tj. u fyzické osoby po dobu, kdy je účastníkem DofE a do věku 25 let a u právnické osoby po dobu, kdy je zapojena do programu DofE jako DofE centrum, případně do doby změny příslušné kontaktní osoby.

Zpracování osobních údajů v rámci účelu PR a marketing

Účelem zpracování je informování subjektů údajů o novinkách a službách DofE a šíření obchodních sdělení elektronickými prostředky dle zákona č. 480/2014 Sb., o některých službách informačních společnosti formou newsletteru.

Právním důvodem zpracování pro účely rozesílky newsletteru je vždy souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů. Subjekt údajů musí souhlas projevit jasně a zřetelně, zpravidla kliknutím na tlačítko SOUHLASÍM nebo projevem souhlasu na listině, případně smlouvě. Nestanoví-li text souhlasu jinak, je doba zpracování osobních údajů po dobu trvání souhlasu, nejdéle však po dobu 3 let. Osobní údaje pro newslettery v rozsahu emailové adresy, jména a příjmení a případně dalších základních identifikačních údajů zpracovává DofE výhradně u zpracovatele Ecomail.cz, s.r.o., se sídlem Na Zderaze 1275/15, 120 00 Praha 2, IČO: 02762943, který má se správcem uzavřenou zpracovatelskou smlouvu a zajišťuje systém zasílání newsletterů. K osobním údajům subjektů údajů mají přístup pouze zaměstnanci DofE provádějící rozesílání informačních zpráv a zpracovatel Ecomail.cz, s.r.o. Svůj souhlas se zpracováváním osobních údajů pro účely rozesílky newsletteru můžete kdykoli odvolat v patičce newsletteru.

V rámci zpracování osobních údajů pro účely PR zpracováváme také osobní údaje osob, které kontaktují DofE prostřednictvím kontaktního formuláře na https://dofe.cz/kontakt. V rámci zpracování údajů pro tento účel zpracovává DofE jméno, příjmení a email. Osobní údaje slouží pouze k jednorázové komunikaci, tedy odpovědi na vaši otázku, proto osobní údaje zpracováváme pouze po dobu nezbytnou k vyřízení dotazu.

V rámci tohoto účelu rovněž zpracováváme údaje zákazníků eshopu na adrese https://eshop.dofe.cz/kategorie-produktu/dofe-merch, přičemž zpracováváme osobní údaje, které zákazníci vyplní. Jsou to hlavně fakturační údaje: jméno, příjmení, adresa, email. Osobní údaje potřebujeme zpracovat, abychom splnili uzavřenou smlouvu, tedy dodali zákazníkovi naše zboží. Přes kontaktní údaje se zákazníky komunikujeme ohledně stavu objednávky, případně ohledně reklamací nebo dalších dotazů k objednávce. Tyto osobní údaje dále zpracováváme pro splnění našich povinností, které nám plynou ze zákona (hlavně pro účetní a daňové účely, případně pro vyřízení reklamací a jiné). Osobní údaje zpracováváme pro účetní a daňové účely v zákonné lhůtě 10 let. Pro marketingové účely pak po dobu 3 let od udělení souhlasu.

Níže uvádíme, jakým způsobem DofE zpracovává osobní údaje návštěvníků webových stránek. DofE může zpracovávat údaje návštěvníků svých webových stránek (dále jen „stránky“) k zákonem dovoleným účelům, zejména:

měření návštěvnosti stránek;
zlepšování obsahu stránek a jejich vývoje;
zajištění bezpečnosti informačních systémů a sítě DofE před útoky nebo zneužitím, a to v obvyklém na trhu prováděném standardu;
vedení účetní evidence a plnění dalších zákonných povinností.

Zdrojem zpracovávaných údajů je zejména Vaše aktivita na stránkách. Vaše údaje poskytujete DofE dobrovolně. Pokud by existovala zákonná povinnost nám v některých případech údaje poskytnout, budeme Vás o této skutečnosti informovat.

Pro rozlišení jednotlivých počítačů a individuální nastavení některých služeb používáme na stránkách soubory cookies či jiné obdobné síťové identifikátory. Cookies jsou malé textové soubory, které naše servery ukládají pomocí webového prohlížeče do jednotlivých počítačů. Díky cookies při další návštěvě poznáme, že se jedná o uživatele stejného počítače. Standardní webové prohlížeče podporují správu cookies. Na stránkách používáme kromě nezbytně nutných souborů cookies také statistické a marketingové cookies, které používáme výhradně na základě Vašeho souhlasu.

Detailní informace ohledně práce webu www.dofe.cz s cookies najdete v dokumentu “Cookies” na webových stránkách https://dofe.cz/cookies.

Jako subjekt údajů máte právo:

odejmout souhlas se zpracováním osobních údajů nebo požádat, abychom Vaše osobní údaje přestali zpracovávat;
klást DofE dotazy o zpracování osobních údajů a obdržet kopii svých osobních údajů;
požadovat opravu nebo vymazání svých osobních údajů;
požadovat omezení zpracování svých osobních údajů nebo vznést proti zpracování námitku;
požadovat poskytnutí svých osobních údajů zpracovávaných DofE ve strukturovaném a strojově čitelném formátu nebo informace o jejich předání třetí osobě;
podat stížnost místnímu úřadu pro ochranu osobních údajů nebo podat žalobu, pokud dojde k porušení Vašeho práva na ochranu osobních údajů nebo pokud budete poškozen na základě nezákonného zpracování Vašich osobních údajů.

Lhůta pro vyřízení je 1 měsíc, v odůvodněných případech po informování žadatele může jít až o 3 měsíce.

Nemáte povinnost nám své osobní údaje poskytnout.

Kontaktní údaje

Tyto zásady zpracování osobních údajů DofE v zájmu zachování její aktuálnosti průběžně upravuje a zveřejňuje na webových stránkách www.dofe.cz.

Dotazovat se, podávat připomínky, žádat o aktualizaci nebo uplatňovat práva ohledně Vašich osobních údajů můžete:

písemně na adrese sídla The Duke of Edinburgh’s International Award Czech Republic Foundation, o.p.s., se sídlem na adrese Benediktská 690/7, Staré Město, 110 00 Praha 1;
elektronicky na e-mailové adrese dpo@dofe.cz.
přímo prostřednictvím Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Konzultace k GDPR na +420 234 665 800. Informační linka je určena pro rychlé dotazy k GDPR. V provozu je vždy v úterý a ve čtvrtek od 13:00 do 15:30 hodin.